Augant prekybos apimtims, anksčiau ar vėliau atsiranda labai praktiškas klausimas – kur laikyti prekes ir kaip organizuoti jų judėjimą. Nuosavas sandėlis nėra vienintelė išeitis, todėl sandėliavimo paslaugos aktualios tiek nedidelėms elektroninės prekybos įmonėms, tiek importuotojams, gamintojams ir didmenininkams. Išorinis sandėlis leidžia naudotis jau sukurta infrastruktūra, o verslui nereikia iš karto investuoti į patalpas, lentynas, techniką ir papildomą komandą. Vis dėlto renkantis paslaugą svarbi ne vien sandėliavimo vietos kaina – nemažą reikšmę turi prekių priėmimas, apskaita, komplektavimas, lokacija ir tai, kaip greitai prekės gali pajudėti toliau.
Sandėliavimo paslaugos ypač naudingos verslui, kurio prekių kiekis per metus stipriai svyruoja. Prieš Kalėdas, „Black Friday“ ar kitus intensyvesnius prekybos laikotarpius sandėlyje gali prireikti gerokai daugiau vietos nei vasario viduryje. Turint savo patalpas toks svyravimas nėra labai patogus: arba didžiąją metų dalį dalis sandėlio stovi tuščia, arba per piką vietos pradeda trūkti. Naudojantis išoriniu sandėliu atsiranda daugiau galimybių prisitaikyti prie realaus prekių srauto, nors konkrečios sąlygos visuomet priklauso nuo pasirinkto paslaugų teikėjo.
Sandėlis nėra tiesiog vieta paletėms
Tradicinis sandėlio įsivaizdavimas gana paprastas – didelė patalpa, lentynos ir jose sudėtos prekės. Realiame logistikos procese sandėlyje vyksta gerokai daugiau. Atvykstantys kroviniai turi būti priimami, iškraunami, patikrinami ir užregistruojami, o vėliau prekės perkeliamos į joms skirtas vietas. Kai gaunamas užsakymas, procesas pajuda priešinga kryptimi: prekės surenkamos, paruošiamos išdavimui ar transportavimui ir perduodamos kitai logistikos grandinės daliai.
Priklausomai nuo sandėlio, čia gali būti atliekamas ir prekių rūšiavimas, ženklinimas, perpakavimas, užsakymų komplektavimas bei kitos operacijos. Elektroninės prekybos atveju paslaugų spektras gali būti dar platesnis. Sandėlio darbuotojai surenka individualų kliento užsakymą, supakuoja jį ir paruošia perdavimui kurjeriui. Tokiu atveju sandėlis faktiškai tampa pardavėjo užsakymų vykdymo centru.
Tai keičia ir sandėliavimo paslaugų vertinimą. Du sandėliai gali siūlyti panašią paletės laikymo kainą, tačiau jų realiai suteikiama paslauga gali smarkiai skirtis.
Kada verta rinktis išorinį sandėlį?
Vienas dažniausių atvejų – įmonė importuoja prekes, tačiau neturi poreikio ar galimybių išlaikyti nuosavo sandėlio. Krovinys atvyksta konteineriu ar sunkvežimiu, prekės iškraunamos ir saugomos iki tol, kol palaipsniui iškeliauja klientams. Jei importuojama kelis kartus per mėnesį, nuosavo sandėlio infrastruktūros kūrimas nebūtinai bus ekonomiškai pagrįstas.
Panaši situacija susidaro sparčiai augančiose e. parduotuvėse. Pradžioje keliolika užsakymų per dieną dar galima supakuoti mažose patalpose. Tačiau socialiniuose tinkluose išpopuliarėjęs produktas ar sėkminga reklamos kampanija šį skaičių gali labai greitai pakeisti. Tada darbuotojai, kurie turėtų rūpintis pardavimais ar klientų aptarnavimu, pusę dienos pradeda praleisti tarp kartoninių dėžių.
Būtent šiame etape verslai dažnai pradeda svarstyti apie sandėliavimo ir užsakymų vykdymo perdavimą išoriniam partneriui. Tai nebūtinai visada pigiausias variantas, tačiau jis leidžia lengviau auginti veiklą nepridedant dar vieno sudėtingo proceso įmonės viduje.
Prekių priėmimas gali nulemti visą tolimesnį procesą
Tvarkingas sandėliavimas prasideda ne nuo lentynos, o nuo krovinio priėmimo. Reikia nustatyti, kas atvyko, kokiais kiekiais ir kokios būklės. Jeigu tiekėjas dokumentuose nurodė 100 dėžių, o fiziškai atvyko 98, skirtumas turėtų būti pastebėtas šiame etape, o ne po kelių mėnesių atliekant inventorizaciją.
Dar daugiau dėmesio reikia tada, kai vienoje siuntoje yra daug skirtingų prekių pozicijų. Kiekviena iš jų turi patekti į tinkamą sandėlio vietą ir būti teisingai užregistruota sistemoje. Kitaip klaida vėliau persikelia į užsakymų komplektavimą.
Tokie neatitikimai atrodo smulkūs tol, kol pardavimo sistema rodo, kad prekė yra sandėlyje, klientas ją nusiperka, o darbuotojas lentynoje jos neranda. Tada sandėlio klaida jau tampa klientų aptarnavimo problema.
Kodėl svarbi sandėlio valdymo sistema?
Didėjant prekių kiekiui, valdyti sandėlį vien lentelėmis tampa sudėtinga. Sandėlio valdymo sistemos leidžia registruoti prekių judėjimą, stebėti likučius, kontroliuoti priėmimą bei išdavimą ir turėti aiškesnį vaizdą, kas fiziškai vyksta sandėlyje.
Integracijos ypač svarbios elektroninėje prekyboje. Jei e. parduotuvės užsakymas automatiškai perduodamas sandėliui, sumažėja rankinio darbo. Tas pats aktualu ir likučiams – pardavimų kanaluose turėtų būti rodoma kuo tikslesnė informacija apie tai, ką dar galima parduoti.
Tai tampa sudėtingiau, kai verslas prekiauja ne vien savo svetainėje. Tas pats likutis gali būti siūlomas keliose prekyvietėse, fizinėje parduotuvėje ir B2B klientams. Be pakankamai geros duomenų kontrolės viena prekė teoriškai gali būti „parduota“ kelis kartus.
Sandėliavimo kainą sudaro daugiau nei kvadratiniai metrai
Ieškant sandėlio natūralu pirmiausia klausti kainos. Tačiau sandėliavimo paslaugų kainodara gali turėti nemažai sudedamųjų dalių. Mokama ne tik už vietą, bet, priklausomai nuo susitarimo, ir už krovinio priėmimą, iškrovimą, prekių surinkimą, pakavimą, ženklinimą, paletės paruošimą ar kitus darbus.
Dėl to pasiūlymus verta lyginti pagal realų savo veiklos scenarijų. Tarkime, įmonė vidutiniškai sandėliuoja 50 palečių, per mėnesį gauna keturis didesnius krovinius ir paruošia 300 išsiuntimų. Turint tokius duomenis galima gana tiksliai įvertinti skirtingų pasiūlymų mėnesio kainą. Vien paletės laikymo tarifas tokio vaizdo neparodys.
Reikėtų atkreipti dėmesį ir į minimalias mėnesines apimtis ar kitus sutartinius įsipareigojimus. Tai, kas patogu stabilų prekių srautą turinčiai įmonei, nebūtinai tiks sezoniniam verslui.
Sandėlio vieta kartais sutaupo daugiau nei mažesnis tarifas
Sandėliavimo kainą galima vertinti atskirai, tačiau logistikoje toks skaičiavimas ne visada duoda geriausią rezultatą. Prekes iki sandėlio reikia atvežti, o vėliau iš jo išgabenti. Jei dėl pigesnės sandėliavimo vietos kiekvienas krovinys turi nuvažiuoti papildomą atstumą, sutaupymas gali greitai išnykti.
Importuotojams gali būti aktualus atstumas nuo uosto, terminalo ar pagrindinių transporto arterijų. Įmonėms, kurios didžiąją dalį prekių išvežioja po Baltijos šalis, svarbus patogus susisiekimas su pagrindiniais keliais. E. prekybos verslui daugiau reikšmės gali turėti kurjerių paėmimo laikas ir galimybė tą pačią dieną išsiųsti vėliau gautus užsakymus.
Todėl sandėlio lokaciją verta skaičiuoti kaip visos logistikos grandinės dalį. Kartais šiek tiek brangesnė vieta sumažina transporto išlaidas ir sutrumpina pristatymo laiką tiek, kad bendras rezultatas tampa geresnis.
Skirtingoms prekėms reikia skirtingų sąlygų
Ne kiekvieną krovinį galima tiesiog padėti į laisvą lentynos vietą. Drabužių, elektronikos, maisto produktų, kosmetikos ar pramoninių komponentų sandėliavimo poreikiai skiriasi. Tam tikroms prekėms svarbi temperatūra, drėgmė ar papildomos saugumo priemonės, kitoms aktualus partijų bei serijos numerių atsekamumas.
Svarbus ir prekių apyvartumas. Jei produktai turi galiojimo terminą, būtina tinkamai valdyti jų judėjimą, kad sandėlyje neužsiliktų senesnės partijos. Greitai judančios prekės savo ruožtu turėtų būti išdėstytos taip, kad darbuotojams nereikėtų nuolat važiuoti į tolimiausią sandėlio galą.
Nestandartinius reikalavimus geriausia aptarti prieš atvežant pirmąjį krovinį. Kai sunkvežimis jau stovi prie rampos, nėra pats geriausias laikas aiškintis, ar sandėlis apskritai turi tinkamą įrangą konkrečiai prekei iškrauti.
Sandėliavimas ir transportas dažnai veikia kartu
Sandėlis retai yra galutinė krovinio kelionės vieta. Vienos prekės po kelių valandų išvažiuoja toliau, kitos laikomos kelias savaites ar mėnesius. Dėl to sandėliavimo procesą verta planuoti kartu su transportu.
Kai tas pats logistikos partneris gali organizuoti krovinio atvežimą, sandėliavimą ir tolimesnį pristatymą, įmonei gali būti paprasčiau koordinuoti visą grandinę. Mažiau atskirų kontaktų reiškia mažiau situacijų, kai vežėjas laukia sandėlio, sandėlis – dokumentų, o klientas bando suprasti, kas šiuo metu atsakingas už krovinį.
Vis dėlto vieno tiekėjo modelis nėra savaime geriausias. Didesnės įmonės dažnai dirba su keliais partneriais ir atskirai perka transporto bei sandėliavimo paslaugas. Svarbiausia, kad atsakomybės tarp visų grandinės dalyvių būtų aiškios.
Ką įvertinti prieš pasirenkant sandėliavimo paslaugas?
Prieš priimant sprendimą verta paslaugų teikėjui pateikti kuo realesnę informaciją apie savo veiklą. Kiek palečių ar prekių vienetų paprastai bus laikoma? Kaip dažnai atvyksta kroviniai? Kiek užsakymų išvažiuoja per dieną? Ar reikalingas prekių komplektavimas, ženklinimas ir pakavimas? Ar yra sezoninių pikų?
Kuo tikslesni šie duomenys, tuo lengviau suprasti tikrąją paslaugos kainą ir įvertinti, ar konkretus sandėlis pajėgus aptarnauti verslą ne tik šiandien, bet ir jam paaugus. Taip pat verta aptarti inventorizaciją, atsakomybę už sugadintas ar dingusias prekes, draudimą, užsakymų įvykdymo terminus ir naudojamas informacines sistemas.
Geras sandėliavimo partneris kasdienėje veikloje dažnai lieka beveik nepastebimas. Krovinys atvažiuoja, prekės užregistruojamos, likučiai matomi sistemoje, o gavus užsakymą reikalinga produkcija laiku iškeliauja klientui. Problemų atsiranda tada, kai ši grandinė pradeda strigti. Dėl to renkantis sandėliavimo paslaugas verta skaičiuoti ne tik tai, kiek kainuoja viena paletės vieta, bet ir kiek verslui kainuotų netvarkingi likučiai, vėluojantys išsiuntimai ar nuolatinis darbuotojų laikas sprendžiant logistikos problemas.