Ko gali prireikti organizuojant konferenciją?

SAMSUNG

Svarbiausia planuojant bet kurį viešą renginį ar konferenciją reiktų tinkamai pasiruošti. Ne tik svarbu turėti renginio planą ar scenarijų, bet ir pasirūpinti būtina technika ir konferencijų įranga.

Visų pirma reiktų užsiimti renginio viešinimu, komunikacija ir informacijos sklaida. Priklausomai nuo renginio objekto ir tikslinės auditorijos, reiktų pasirinkti tinkamus komunikacinius kanalus. Tam puikiai tiks įvairūs internetiniai naujienų portalai, socialiniai tinklai ir reklama per masinės informacijos priemones.

Priklausomai nuo renginio apimties ir planuojamo žmonių skaičiaus, reiktų pasirūpinti tinkama renginio vieta, kad jos lokacija būtų patogi. Taip pat pagrindinė patalpa turėtų būti tinkamai įrengta: veiktų vėdinimo sistema; būtų gera akustika; patogios kėdės ir pakankamai vietos laisvai judėti.

Organizatoriai dieną prieš renginį turėtų atvykti apsižiūrėti ar viskas veikia ir tinkamai pasiruošti, patikrinti ar nieko netrūksta ir pasirūpinti įvairiomis smulkmenomis: geriamu vandeniu, informacine medžiaga ar dalyvių paketais.

Renginio dieną reiktų tinkamai paruošti dalyvių registracijos vietą, organizuoti sklandžiai joje darbą. Tai yra labai svarbu, nes registracijos sėkmė priklauso, nuo to, koks pirmas įspūdis apie konferenciją liks jos dalyviui. Taip nuteiksite juos būsimam renginiui, todėl registracija yra itin svarbus momentas.

Todėl iš vakaro atspausdinkite patvirtintus renginio dalyvių sąrašus, paruoškite vardų korteles ir pasirūpinkite įranga, kuri lengvai nuskaitytų brūkšninius kodus, esančius ant bilietų, tuomet bus lengviau sutikrinti kas atvyko ir planuoja dalyvauti jūsų renginyje.

Svarbu pasirūpinti, kad būtų pakankamai personalo, galinčio lengvai išspręsti įvairius nesklandumus ar netikėtai kilusias technines problemas. Pasirūpinti, kad visur būtų nuorodos, kur yra tualetas, rūbinė poilsio zona ar maitinimo vieta. Svarbu užtikrinti, kad esate pasiruošę įvykdyti dalyvių pageidavimus ir patenkinti jų poreikius. Tuomet jūsų renginys ar kompetencija tikrai praeis sklandžiai ir bus sėkmingai suorganizuota.